Het leek eind vorig jaar allemaal in kannen en kruiken. Via het Regionaal Archief zouden de meeste verzoeken voor de Wet Open Overheid (Woo) die bij Heiloo, Castricum en Bergen binnenkomen openbaar worden gemaakt. Burgemeesters Mascha ten Bruggencate en Ben Tap kwamen met wethouder Ernest Briët langs met speciaal ontworpen banketstaven om het te vieren. Maar het loopt nog niet helemaal zoals bedacht: “We hebben last van een bug.”
Het moet het voor de inwoners eenvoudiger dan ooit maken om informatie te raadplegen die is geopenbaard in het kader van de Wet open overheid. De drie gemeenten willen zelfs voorop lopen bij het streven naar een transparantere overheid.
Belangrijkste wapenfeit van de nieuwe websites: vanaf 4 december 2025 zouden alle overzichtelijke Woo-informatieverzoeken die bij de BUCH-gemeenten binnenkomen via het loket, automatisch duurzaam worden opgeslagen in het e-depot bij het Regionaal Archief Alkmaar.
Vervolgens was het de bedoeling dat ze, samen met de bijbehorende besluitvorming en documenten, direct werden gepubliceerd op nieuwe publicatieplatformen: open.castricum.nl, open.bergen-nh.nl, open.heiloo.nl en open.debuch.nl. (tekst gaat verder onder de foto)
Het automatisch ontsluiten kan dankzij een ‘innovatieve koppeling’ tussen het Woo-loket, de systemen van het Regionaal Archief en het zaaksysteem bij werkorganisatie BUCH. Er is een volledig geautomatiseerd proces voor opgezet: van indiening tot publicatie en archivering. De gemeenten beloofden hiermee makkelijker toegang tot en beter zicht op de besluitvorming van de overheid. Voor iedereen.
Maar bijna drie maanden na de banketstaven is er nog geen enkel woo-verzoek te vinden op de speciale websites. Dat kan niet liggen aan een gebrek aan woo-verzoeken, want Heiloo meldt bijvoorbeeld aan de rechtbank in Haarlem dat het onmogelijk wettelijke termijnen kan halen ‘door een forse toename van ingediende woo-verzoeken, waaronder zeer omvangrijke.’ Ook Woo-verzoeken waar Streekstad Centraal van weet zijn nog niet te vinden.
Het ligt inderdaad niet aan gebrek aan woo-verzoeken: “Er zijn technische problemen”, zo legt een woordvoerder van Heiloo uit. Bij het Regionaal Archief Alkmaar weten ze er iets meer van. “Er zit een ‘bug’, een technische onvolkomenheid in het exporteren van de bestanden van de servers van de BUCH naar het systeem dat hiervoor is gemaakt”, vertelt directeur Paul Post. (tekst gaat verder onder de foto)
Dat systeem voor de archivering van de Woo-documenten is in Heerhugowaard ontwikkeld bij automatiseringsbedrijf Vitec Memorix. Dat krijgt dus geen gegevens binnen om ‘de flow’ verder te verwerken. “De interface tussen de BUCH-servers en het systeem uit Heerhugowaard was eind vorig jaar getest, en toen leek alles goed te gaan.”
“Genoeg reden om het begin december met een feestelijk tintje in de lucht te brengen. Voor de kerst kwamen wat probleempjes aan het licht met het aanleveren van de data vanuit de BUCH. Het vergt meer tijd dan verwacht om het te repareren.”
Post wijst er overigens op, dat er al wel wat stukken zijn te vinden op de nieuwe sites. Het gaat om enkele begrotingen en jaarstukken van de gemeenten. In fases moeten gemeenten 17 Woo-categorieën openbaar maken. De woo-verzoeken zijn nog lang niet wettelijk verplicht, maar Heiloo, Castricum, Bergen en het Regionaal Archief Alkmaar wilden hiermee voorop lopen. (tekst gaat verder onder de foto)
Dat leek mogelijk door gebruik te maken van het geavanceerde systeem van het Heerhugowaardse bedrijf. Die had dat eerder ook al succesvol voor elkaar gekregen bij het Stadsarchief Amsterdam.
Bij automatiseringsprojecten gaan de gedachten al snel uit naar onbeheersbare kosten door inzet van externe ICT’ers met een hoog uurtarief. Post kan er als directeur van het Regionaal Archief Alkmaar geen prijskaartje op plakken. “Die rekening gaat niet naar ons, maar naar de gemeenten. Zij zijn de bug nu aan het oplossen.” Of daar veel kosten mee gemoeid zijn, weet hij niet. “Dat zou je aan de gemeenten moeten vragen. En je kunt er natuurlijk ook altijd een woo-verzoek voor indienen.”
Natuurlijk belden we meteen weer met de BUCH-woordvoerder. Die kon daar niet direct een bedrag bij noemen, maar ze stelt ons gerust dat “de uitvoering plaatsvindt binnen de huidige capaciteit en beschikbare middelen”.